Der Meta Business Manager ist der Ort, an dem fast jedes Problem mit Facebook- und Instagram-Werbung anfängt, das später teuer wird. Ein Werbekonto, das auf dem privaten Profil eines ehemaligen Mitarbeiters hängt. Ein Pixel, das niemand mehr bearbeiten kann, weil der Zugriff fehlt. Eine Agentur, die Vollzugriff auf die Unternehmensseite hat, obwohl sie längst nicht mehr arbeitet. Wir übernehmen regelmäßig Konten, in denen wir zuerst eine Woche aufräumen, bevor die erste Anzeige laufen kann.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du den Meta Business Manager von Anfang an so einrichtest, dass dein Unternehmen die Kontrolle behält, egal wer kommt und geht. Die Reihenfolge ist wichtig, deshalb gehen wir sie Schritt für Schritt durch.
Business Manager, Business Suite, Business-Portfolio: was ist was
Meta hat die Begriffe in den letzten Jahren mehrfach geändert, was für viel Verwirrung sorgt. Das Business-Portfolio, früher Business Manager genannt, ist der Container, dem Seiten, Werbekonten, Pixel und Personen zugeordnet werden. Die Business Suite ist die Oberfläche, in der du Beiträge planst, Nachrichten beantwortest und Statistiken siehst. Der Werbeanzeigenmanager ist das Werkzeug für Kampagnen. Alle drei greifen auf dasselbe Portfolio zu. Wenn wir im Folgenden vom Business Manager sprechen, meinen wir das Portfolio unter business.facebook.com.
Schritt 1: Das Portfolio auf das Unternehmen anlegen
Der häufigste Fehler passiert in der ersten Minute. Jemand legt den Business Manager mit seinem privaten Facebook-Profil an, und ab da gehört alles diesem Profil. Verlässt die Person das Unternehmen, geht der Zugriff mit. Meta verlangt zwar zwingend ein persönliches Profil zum Anlegen, aber das Portfolio selbst gehört danach dem Unternehmen, sofern du es richtig aufsetzt.
Leg das Portfolio mit dem Namen des Unternehmens an, trag die Firmen-E-Mail-Adresse ein und benenne sofort mindestens zwei Personen als Administratoren. Idealerweise die Geschäftsführung und eine zweite Person mit dauerhafter Rolle. Wenn nur ein Administrator existiert und dieser ausfällt, ist das Portfolio faktisch verloren. Meta hilft in solchen Fällen selten weiter.
Schritt 2: Unternehmensverifizierung
Unter Sicherheitscenter kannst du das Unternehmen verifizieren, mit Handelsregisterauszug oder einer Rechnung mit Firmenadresse. Das dauert meist ein bis drei Tage und ist kein Muss, aber wir empfehlen es jedem Kunden. Verifizierte Portfolios haben höhere Ausgabenlimits, bekommen bei Sperrungen schneller Hilfe und werden für bestimmte Funktionen wie die Conversions API oder WhatsApp-Business vorausgesetzt. Erledige das am Anfang, nicht erst, wenn ein Werbekonto gesperrt ist und du es dringend brauchst.
Schritt 3: Seite und Instagram-Konto zuordnen
Die Facebook-Seite deines Unternehmens ordnest du unter Konten dem Portfolio zu. Wichtig ist der Unterschied zwischen Besitz und Zugriff: Die Seite muss dem Portfolio gehören, nicht nur freigegeben sein. Wenn die Seite aktuell einer Privatperson gehört, ist das der Moment, das Eigentum zu übertragen. Das Instagram-Konto verbindest du ebenfalls hier, damit Anzeigen auf beiden Plattformen aus demselben Werbekonto laufen.
Schritt 4: Werbekonto anlegen, nicht übernehmen
Leg ein neues Werbekonto innerhalb des Portfolios an. Zeitzone Berlin, Währung Euro, Zahlungsmethode auf das Unternehmen. Klingt banal, aber wir sehen regelmäßig Konten mit Zeitzone Los Angeles, weil jemand die Voreinstellung übernommen hat. Berichte sind dann um neun Stunden verschoben, und das lässt sich nachträglich nicht ändern, nur mit einem neuen Konto.
Wenn schon ein Werbekonto existiert, das einer Privatperson gehört, lohnt sich meist trotzdem ein neues im Portfolio. Alte Werbekonten lassen sich zwar zuordnen, hängen aber oft an Zahlungsmethoden und Einstellungen, die nicht zum Unternehmen passen. Die Kampagnenhistorie ist weniger wertvoll als eine saubere Struktur.
Schritt 5: Pixel und Datenquellen
Unter Datenquellen legst du das Pixel an, das heute als Datensatz bezeichnet wird. Es gehört dem Portfolio, nicht dem Werbekonto, und genau das ist wichtig: Wenn du später ein zweites Werbekonto anlegst oder eine Agentur wechselst, bleibt das Pixel mit allen gesammelten Daten beim Unternehmen. Der Zugriffstoken für die Conversions API wird ebenfalls hier erzeugt. Wie das Pixel dann über den Tag Manager in eine WordPress-Website kommt, beschreibt Enzo Minkoley in seinem Beitrag Google Tag Manager in WordPress.
Schritt 6: Rechte vergeben, aber sparsam
Das Rechtesystem des Business Managers ist der Teil, den die meisten falsch nutzen. Es gibt zwei Ebenen: Personen, die dem Portfolio angehören, und Partner, also andere Unternehmen wie Agenturen, die Zugriff auf einzelne Objekte bekommen. Die Regel, die wir jedem Kunden mitgeben:
- Mitarbeitende werden als Personen mit der Rolle Mitarbeiter hinzugefügt, nicht als Administrator. Administrator bleibt bei zwei bis drei Personen
- Agenturen werden als Partner hinzugefügt, mit Zugriff nur auf die Objekte, die sie brauchen, meist Werbekonto und Pixel, nicht die Seite
- Jede Person bekommt nur die Objekte, mit denen sie arbeitet. Wer Beiträge plant, braucht keinen Zugriff auf das Werbekonto
- Einmal im Quartal die Personenliste durchgehen und entfernen, wer nicht mehr da ist
Der Partner-Zugriff ist dabei der entscheidende Punkt für die Zusammenarbeit mit Agenturen. Wir arbeiten ausschließlich über Partner-Zugriff auf das Portfolio des Kunden. Das Konto gehört dem Kunden, wir arbeiten darin. Wenn die Zusammenarbeit endet, entzieht der Kunde den Zugriff, und alles bleibt bei ihm. Eine Agentur, die darauf besteht, Kampagnen in ihrem eigenen Werbekonto zu schalten, solltest du hinterfragen.
Schritt 7: Sicherheit
Aktiviere unter Sicherheitscenter die Pflicht zur Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Personen im Portfolio. Gehackte private Profile sind der häufigste Weg, auf dem Werbekonten gekapert werden, und Meta belastet die hinterlegte Zahlungsmethode auch für Anzeigen, die ein Angreifer schaltet. Setz außerdem ein Ausgabenlimit für das Werbekonto, das deutlich über dem geplanten Budget liegt, aber Schaden begrenzt, falls etwas schiefgeht.
Was du danach hast
Ein Portfolio, das dem Unternehmen gehört, mit verifizierter Identität, sauberem Werbekonto in der richtigen Zeitzone, einem Pixel, das bei jedem Agenturwechsel bleibt, und Rechten, die sich in fünf Minuten anpassen lassen. Das ist die Grundlage, auf der Kampagnen überhaupt sinnvoll laufen können. Wie du darauf dann Werbung schaltest, die Anfragen bringt, steht in unserem Beitrag Facebook und Instagram Werbung schalten, und ob Meta überhaupt der richtige Kanal für dein Ziel ist, klären wir in Google Ads oder Meta Ads.
Fazit
Der Business Manager ist Verwaltungsarbeit, und genau deshalb wird er vernachlässigt. Wer ihn am Anfang richtig aufsetzt, spart sich später die Woche Aufräumen, die wir bei fast jedem übernommenen Konto einplanen müssen. Portfolio auf das Unternehmen, zwei Administratoren, Verifizierung, eigenes Werbekonto, Pixel im Portfolio, sparsame Rechte, Zwei-Faktor-Pflicht. Die offizielle Anleitung findest du in der Meta Business Hilfe. Wenn dein Konto gerade so aussieht wie die, die wir übernehmen, sprich uns an, dann räumen wir gemeinsam auf.